Dyrektorzy przedszkoli niepublicznych stają niejednokrotnie problemem znalezienia równowagi pomiędzy obowiązkiem udzielenia informacji publicznej a ochroną danych osobowych. Z jednej strony przedszkola niepubliczne wykonują zadania publiczne w zakresie wychowania przedszkolnego i w konsekwencji mają obowiązek udostępniania informacji publicznej, także w obowiązkowym BIP. Przedszkole jest także zobowiązane do ochrony danych osobowych. RODO przecież obowiązuje także placówki oświatowe.
Ten artykuł wyjaśnia, jak przedszkola niepubliczne mogą prawidłowo realizować obowiązki związane z BIP, jednocześnie chroniąc dane osobowe dzieci, rodziców czy pracowników zgodnie z RODO.
1. Co to informacja publiczna w kontekście przedszkoli niepublicznych?
Informacja publiczna definiowana jest zgodnie ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Kluczowy przepis brzmi tak:
Art. 1. [Definicja informacji publicznej. Zakres zastosowania przepisów ustawy]
1. Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie.
2. Przepisy ustawy nie naruszają przepisów innych ustaw określających odmienne zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi.
Przedszkola niepubliczne, mimo że nie są prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, realizują zadania publiczne w zakresie wychowania przedszkolnego określone w ustawie – Prawo oświatowe. W związku z tym są one zobowiązane do udostępniania informacji publicznej w zakresie wykonywanych zadań publicznych.
Kluczowe jest określenie, które informacje dotyczą wykonywania zadania publicznego przez przedszkole niepubliczne lub wiążą się z dysponowaniem pieniędzy publicznych. Tylko te informacje bowiem są publiczne.
2. Kto może żądać informacji publicznej?
Na pytanie o to, kto może wystąpić z wnioskiem o informację publiczną odpowiada art. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej:
Art. 2. [Prawo do informacji publicznej]
1. Każdemu przysługuje (…) prawo dostępu do informacji publicznej.
Prawo to ma więc charakter uniwersalny i przysługuje, niezależnie od obywatelstwa, miejsca zamieszkania czy jakichkolwiek innych cech lub warunków czy okoliczności. Ustawodawca świadomie użył sformułowania „każdemu”, co oznacza, że z prawa tego mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, a także cudzoziemcy.
3. Jak podejść do żądania w przedszkolu niepublicznym?
Rozpatrując wniosek o dostęp do informacji publicznej, dyrektor przedszkola niepublicznego musi zachować szczególną ostrożność i starannie ocenić, w określonym stanie faktycznym i prawnym, czy dane informacje są informacją publiczną w kontekście wykonywanych zadań publicznych oraz czy informacje są objęte ograniczeniami (art. 5), a w szczególności należy ocenić czy udostępnienie określonej informacji nie spowoduje naruszenia prywatności osób fizycznych.
Pomocne w ocenie wniosku może być orzecznictwo dotyczące prawa do informacji publicznej.
W orzeczeń wynika, że przedszkola niepubliczne, podobnie jak publiczne, muszą udostępniać informacje o:
- statutach,
- programach nauczania,
- organizacji pracy w zakresie realizacji zadań publicznych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na aktualne wytyczne UODO z 2025 r., które podkreślają potrzebę właściwego zarządzania ryzykiem przy udostępnianiu informacji zawierających dane osobowe. Dyrektor przedszkola niepublicznego powinien stosować procedury respektujące wymogi RODO, szczególnie w przypadku przetwarzania danych osobowych dzieci i rodziców.
4. Jakie informacje o pracownikach przedszkola niepublicznego można udostępnić jako informację publiczną?
Informacje o pracownikach przedszkola niepublicznego mogą być udostępnione jako informacja publiczna wyłącznie w zakresie wykonywania przez nich zadań publicznych.
Dyrektor może udostępnić informacje o:
- kwalifikacjach nauczycieli
- ich uprawnieniach zawodowych
- funkcjach pełnionych w placówce
- zakresie obowiązków związanych z realizacją podstawy programowej wychowania przedszkolnego.
Nie można udostępniać informacji dotyczących życia prywatnego pracowników, wynagrodzeń nauczycieli, jeżeli nie pochodzą z budżetu publicznego, danych szczególnych kategorii w rozumieniu RODO („danych wrażliwych”), ani informacji, które mogłyby narazić bezpieczeństwo lub godność osobistą pracownika.
Kluczowe jest więc rozróżnienie między informacjami dotyczącymi zadań publicznych a informacjami należącymi do sfery prywatnej.
5. Podsumowanie i zalecenia dla dyrektorów przedszkoli niepublicznych
Prawo do informacji publicznej i ochrona danych osobowych to dwa fundamentalne prawa, które muszą być właściwie zrównoważone przez dyrektorów przedszkoli niepublicznych. Kluczowe jest zrozumienie, że przedszkole niepubliczne podlega obowiązkom informacyjnym tylko w zakresie wykonywania zadań publicznych w obszarze wychowania przedszkolnego.
Dyrektorzy powinni:
- przeprowadzać rzetelną ocenę każdego wniosku o udostępnienie informacji publicznej, uwzględniając specyfikę prawną placówki niepublicznej
- stosować się do najnowszych wytycznych UODO i KIOD, które podkreślają znaczenie zarządzania ryzykiem w procesie udostępniania informacji, szczególnie w kontekście danych osobowych dzieci i rodziców
- skonsultować się z IOD
Pamiętajmy, że przedszkola niepubliczne, choć nie mają obowiązku wyznaczania IOD, nadal muszą spełniać wszystkie wymogi ochrony danych osobowych.
6. FAQ - BIP w przedszkolach niepublicznych a dane osobowe
- Jakie informacje przedszkole niepubliczne musi udostępniać jako publiczne? Przedszkole musi udostępniać informacje związane z wykonywaniem zadań publicznych: statut placówki, program wychowania przedszkolnego, organizację pracy, kwalifikacje nauczycieli oraz ich uprawnienia zawodowe. Nie dotyczy to informacji z życia prywatnego czy wynagrodzeń ze źródeł niepublicznych.
- Kto może wystąpić z wnioskiem o informację publiczną? Każda osoba niezależnie od obywatelstwa. Mogą to być osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej. Nie trzeba wykazywać interesu prawnego ani faktycznego.
- Ile czasu ma przedszkole na udzielenie odpowiedzi na wniosek Przedszkole ma 14 dni na udzielenie odpowiedzi od dnia otrzymania wniosku. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin można przedłużyć informując o tym wnioskodawcę.
- Czy można udostępniać dane osobowe pracowników jako informację publiczną? Tak, ale tylko w zakresie wykonywania zadań publicznych: imię, nazwisko, stanowisko, kwalifikacje zawodowe, uprawnienia. Nie można udostępniać danych z życia prywatnego, adresów zamieszkania, numerów telefonów czy informacji o stanie zdrowia.
- Jak chronić dane osobowe dzieci przy udostępnianiu informacji publicznej? Dane dzieci są szczególnie chronione. Można udostępnić jedynie informacje organizacyjne (liczba dzieci w grupach, realizowany program), ale bez podawania imion, nazwisk czy innych danych umożliwiających identyfikację konkretnych dzieci.
- Co zrobić gdy wniosek dotyczy informacji objętych ochroną danych osobowych? Należy dokładnie przeanalizować wniosek i odróżnić informacje publiczne od chronionych. Jeśli informacja zawiera dane osobowe, można ją udostępnić po ich zanonimizowaniu lub odmówić udostępnienia powołując się na ochronę prywatności.
- Jakie są konsekwencje nieprawidłowego udostępniania informacji publicznej? Za naruszenie przepisów o dostępie do informacji publicznej grożą kary finansowe. Podobnie za naruszenie RODO.
7. Potrzebujesz pomocy w zakresie ochrony danych osobowych w przedszkolu niepublicznym?
Zapraszamy do korzystania z porady prawnej naszej kancelarii. Nasi eksperci pomogą Ci zrozumieć przepisy dotyczące informacji publicznej i RODO oraz wdrożyć właściwe procedury.
Specjalizujemy się w obsłudze prawnej placówek oświatowych niepublicznych.
Skontaktuj się z nami już dziś –pierwsza konsultacja dla dyrektorów przedszkoli publicznych i niepublicznych jest bezpłatna.
Zapraszamy do naszej siedzimy w Krakowie lub filii w Nowym Targu.
8. Inne zagadnienia związane z BIP w przedszkolach
W naszej kancelarii prawnej specjalizujemy się w różnych dziedzinach prawa, w tym zajmujemy się:
Zachęcamy do zapoznania się z naszymi artykułami z działu Porady:
- Obowiązek prawny BIP dla niepublicznych przedszkoli 2025
- Jak założyć BIP dla niepublicznego przedszkola? Praktyczny przewodnik krok po kroku 2025