Od 6 listopada 2026 obowiązywać będzie zmiana w Kodeksie pracy, która wprowadza dla pracodawców twarde wymogi organizacyjne i finansowe.
Firmy zatrudniające co najmniej 10 pracowników muszą stworzyć sformalizowane procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne, a brak ich skutecznego wdrożenia grozi wysokimi odszkodowaniami. Ten artykuł koncentruje się wyłącznie na obowiązkach pracodawcy, ryzykach prawnych i narzędziach compliance.
Brak dostosowania się do znowelizowanych przepisów to ryzyko organizacyjne, ale przede wszystkim – ekspozycja firmy na dotkliwe sankcje finansowe. Wyjaśniamy, z jakimi nowymi obowiązkami prawnymi muszą zmierzyć się pracodawcy i jak skutecznie zabezpieczyć interesy spółki przed roszczeniami z tytułu nierównego traktowania.
Ten artykuł jest przeznaczony dla pracodawców, zarządów i działów HR – koncentruje się wyłącznie na obowiązkach organizacyjnych i ryzykach finansowych wynikających z nowelizacji Kodeksu pracy.
- 1. Kiedy firma musi posiadać regulamin antymobbingowy (wymogi 2026)?
- 2. Systemowe przeciwdziałanie patologiom: Wymogi dla działów HR
- 3. Ochrona zgłaszającego i odwrócony ciężar dowodu w sądzie pracy
- 4. Koszty braku compliance: Kary i odszkodowania (Kodeks pracy 2026)
- 5. FAQ – Najczęściej zadawane pytania pracodawców
- 6. Audyt antymobbingowy dla firm – Zabezpiecz biznes z Kancelarią Karsten
1. Kiedy firma musi posiadać regulamin antymobbingowy (wymogi 2026)?
Kluczową zmianą z perspektywy organizacyjnej u pracodawcy jest obowiązek wprowadzenia sformalizowanych procedur antydyskryminacyjnych i antymobbingowych w firmach zatrudniających co najmniej 10 pracowników.
Kwestię tę reguluje nowo dodany art. 94³ª § 1 Kodeksu pracy:
“Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.”
Przekroczenie tego progu zatrudnienia wymusza wydanie dedykowanego dokumentu. Ustawodawca wymaga, aby regulamin szczegółowo określał:
- Zindywidualizowane zasady przeciwdziałania zjawiskom naruszania praw załogi,
Konkretny termin i częstotliwość, w jakiej wdrożone procedury będą podlegać okresowemu audytowi i ewaluacji.
Uwaga prawna:
Treść nowych procedur nie może zostać narzucona arbitralnie przez zarząd. Prawo pracy nakazuje skonsultowanie kształtu regulaminu: “Pracodawca uzgadnia treść regulaminu […] z zakładową organizacją związkową” (art. 94³ª § 2 k.p.), a jeżeli takie nie funkcjonują w zakładzie: “pracodawca uzgadnia treść regulaminu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy” (art. 94³ª § 5 k.p.).
2. Systemowe przeciwdziałanie patologiom: Wymogi dla działów HR
Nowe przepisy zobowiązują właścicieli firm do prowadzenia systematycznych i proaktywnych działań ochronnych. Nowe brzmienie art. 94 pkt 2b i 2c Kodeksu pracy rozszerza obowiązki pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany:
“2b) przeciwdziałać wszelkiemu nierównemu traktowaniu, dyskryminacji oraz mobbingowi w zatrudnieniu;
2c) przeciwdziałać naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności w obszarach zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji;”
Z kolei art. 94³ § 1 Kodeksu pracy precyzuje, jak to przeciwdziałanie ma wyglądać w praktyce:
“Pracodawca jest obowiązany systematycznie przeciwdziałać mobbingowi w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie mobbingu oraz właściwe reagowanie na mobbing, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.”
Pracodawca musi udowodnić wdrożenie rzeczywistych środków ochrony pracownika. Należą do nich:
- szkolenia z metod równego traktowania,
- systemy wczesnego wykrywania konfliktów,
- stanowcze reagowanie na ujawnione incydenty,
- programy wsparcia dla ofiar.
3. Ochrona zgłaszającego i odwrócony ciężar dowodu w sądzie pracy
Bardzo ważne dla pracodawcy jest to, że znowelizowane przepisy kładą nacisk na pełne bezpieczeństwo osób zgłaszających naruszenia. Zgodnie z art. 18³ᵉ § 1 Kodeksu pracy, wprowadzono bezwzględny zakaz działań odwetowych:
“Skorzystanie przez pracownika z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu, nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.”
Wyciąganie przez pracodawcę wobec zgłaszającego (lub osoby wspierającej go) jakichkolwiek negatywnych konsekwencji jest surowo zakazane i stanowi odrębne naruszenie prawa, za które przysługuje dodatkowe zadośćuczynienie w kwocie co najmniej minimalnego wynagrodzenia (art. 18³ᵉ § 2 k.p.).
Z perspektywy procesowej dla pracodawcy kluczowy jest odwrócony ciężar dowodu, wprowadzony w art. 18³ᶠ Kodeksu pracy. Pracownik jedynie uprawdopodobnia fakt bycia dyskryminowanym, a firma musi udowodnić przed sądem, że działała legalnie:
“§ 2. W przypadku uprawdopodobnienia naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu pracodawca, któremu zarzucono naruszenie tej zasady, jest obowiązany wykazać, że nie dopuścił się jej naruszenia.”
4. Koszty braku compliance: Kary i odszkodowania (Kodeks pracy 2026)
Dla przedsiębiorstw, które zbagatelizują audyt procedur antymobbingowych, koszty przegranych sporów drastycznie wzrosły.
Odszkodowania w sprawach o dyskryminację
Zgodnie z nowym art. 18³ᵈ Kodeksu pracy:
“§ 1. Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do zadośćuczynienia w wysokości nieniższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (…) lub prawo do odszkodowania.”
Przy zaistnieniu zbiegu kilku podstaw dyskryminacji (naruszenie wielokrotne lub z wielu przyczyn), gwarantowana przez Kodeks pracy stawka wzrasta znacząco: “nieniższe niż trzykrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę” (art. 18³ᵈ § 2).
Kary finansowe za mobbing
W obszarze mobbingu ustawodawca zniósł z poszkodowanego wymóg medycznego udowadniania rozstroju zdrowia. Wykazanie samego faktu uporczywego nękania, zgodnie z art. 94³ § 11 Kodeksu pracy, rodzi wysokie roszczenia:
“Pracownik, który doznał mobbingu, ma prawo dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nieniższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, lub dochodzić odszkodowania od pracodawcy.”
Co ważne, pracodawca nie pozostaje bezbronny wobec sprawcy mobbingu (np. toksycznego kierownika zespołu). Art. 94³ § 12 pozwala firmie na dochodzenie regresu:
“wyrównania poniesionej szkody w wysokości odpowiadającej stopniowi winy tej osoby i pracodawcy w powstaniu szkody”.
5. FAQ – Najczęściej zadawane pytania pracodawców
1. Czy każda firma musi mieć regulamin antymobbingowy?
Nie każda. Obowiązek wprowadzenia sformalizowanych procedur antydyskryminacyjnych i antymobbingowych w formie regulaminu dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników (art. 94³a § 1 Kodeksu pracy). Mniejsze firmy nadal muszą przeciwdziałać mobbingowi i dyskryminacji, ale nie mają narzuconej ustawowo formy osobnego regulaminu – mogą wdrożyć zasady choćby w prostszej polityce wewnętrznej.
Więcej o regulaminie antymobbingowym przeczytaj pod tym linkiem:
2. Co konkretnie musi zawierać regulamin antymobbingowy w 2026 roku?
Regulamin powinien precyzyjnie określać:
- reguły i procedury przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników,
- zasady przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania, dyskryminacji i mobbingu,
- częstotliwość działań kontrolnych (audyt, ewaluacja procedur),
- sposób zgłaszania naruszeń (kanały, formy, terminy),
- tryb postępowania wyjaśniającego,
- zasady ochrony zgłaszającego (zakaz działań odwetowych) i wsparcia ofiary.
W regulaminie powinno się też jasno wskazać, kto w firmie odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań (np. komisja antymobbingowa, dział HR).
3. Czy regulamin mogę wprowadzić „sam”, decyzją zarządu?
Nie. Zgodnie z art. 94³a Kodeksu pracy regulamin musi być uzgodniony:
- z zakładową organizacją związkową – jeśli funkcjonuje u pracodawcy,
- albo z przedstawicielami pracowników – jeśli związków nie ma.
Próba narzucenia treści regulaminu bez konsultacji może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracodawcy i utrudnić późniejsze wykazanie przed sądem, że firma rzeczywiście przeciwdziałała mobbingowi i dyskryminacji.
4. Jak często muszę aktualizować procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne?
Ustawa nie narzuca konkretnej częstotliwości (np. „raz na rok”), ale wymaga, aby pracodawca wprost określił częstotliwość działań w regulaminie (art. 94³a § 1). Z praktycznego punktu widzenia, bezpieczne jest:
- zapisywanie w regulaminie cyklicznych przeglądów (np. raz w roku),
- oraz dodatkowych audytów po każdego rodzaju poważnym zgłoszeniu lub incydencie.
Regularny przegląd procedur i szkoleń jest ważnym dowodem dla sądu na to, że pracodawca rzeczywiście „systematycznie przeciwdziała” mobbingowi i dyskryminacji (art. 94³ § 1 k.p.).
5. Jakie są minimalne kary finansowe za dyskryminację pracownika?
Nowy art. 18³d Kodeksu pracy przewiduje, że:
- za naruszenie zasady równego traktowania pracownik może domagać się zadośćuczynienia w wysokości co najmniej jednego minimalnego wynagrodzenia,
- w przypadku wielokrotnego naruszenia (powtarzalne lub z wielu przyczyn jednocześnie) stawka minimalna rośnie do trzykrotności minimalnego wynagrodzenia.
Oznacza to, że lekceważenie skarg na dyskryminację może prowadzić do dużych obciążeń finansowych, zwłaszcza przy kumulowanych roszczeniach kilku pracowników.
6. Jakie są minimalne konsekwencje finansowe dla pracodawcy w przypadku mobbingu?
Zgodnie z art. 94³ § 11 Kodeksu pracy:
- pracownik, który doznał mobbingu, może żądać zadośćuczynienia w wysokości nieniższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- obok tego może dochodzić dodatkowego odszkodowania.
Co istotne, ustawodawca zrezygnował z obowiązku wykazywania rozstroju zdrowia – samo udowodnienie uporczywego nękania wystarczy, by zasądzić zadośćuczynienie. Ryzyko dla pracodawców istotnie wzrosło.
7. Czy firma zawsze płaci, jeśli sąd stwierdzi mobbing – nawet gdy sprawcą jest kierownik?
Tak. Odpowiedzialność wobec pracownika spoczywa przede wszystkim na pracodawcy jako podmiocie zatrudniającym. To firma wypłaca zadośćuczynienie oraz odszkodowania. Jednak zgodnie z art. 94³ § 12 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do regresu wobec osoby, która była sprawcą mobbingu – może więc dochodzić wyrównania poniesionej szkody od kierownika lub innego pracownika w zależności od stopnia ich winy.
8. Co oznacza „odwrócony ciężar dowodu” dla pracodawcy?
Art. 18³f Kodeksu pracy przesuwa ciężar dowodu na pracodawcę. Pracownik ma jedynie uprawdopodobnić naruszenie zasady równego traktowania. Jeśli to nastąpi, pracodawca musi wykazać, że:
- nie dopuścił się naruszenia,
- jego decyzje były obiektywnie uzasadnione (np. wynikami pracy, kompetencjami, sytuacją ekonomiczną),
- różnicowanie warunków zatrudnienia nie miało związku z przesłankami dyskryminacyjnymi.
W praktyce oznacza to konieczność bardzo dobrej dokumentacji decyzji kadrowych (awansów, premii, zwolnień, zmiany stanowiska).
9. Czy mogę przenieść pracownika, który zgłosił mobbing, na inne stanowisko „dla dobra firmy”?
Wprowadzone przepisy wyraźnie chronią zgłaszającego przed działaniami odwetowymi (art. 18³e § 1–3 k.p.). Więcej zobacz tutaj.
10. Jakie ryzyko dla pracodawcy wiąże się z ignorowaniem skarg pracowników na mobbing i dyskryminację?
Zaniedbanie obowiązku reagowania na zgłoszenia naruszeń niesie za sobą:
- ryzyko zasądzenia wysokich zadośćuczynień i odszkodowań,
- osłabienie pozycji dowodowej pracodawcy (brak procedur, brak dokumentacji),
- możliwość nałożenia sankcji przez Państwową Inspekcję Pracy,
- poważne szkody wizerunkowe (media, social media, portale opinii o pracodawcach).
Z punktu widzenia zarządu ignorowanie skarg jest dzisiaj jednym z największych błędów strategicznych w obszarze HR i compliance.
11. Czy nowe przepisy dotyczą także osób zatrudnionych na inne podstawy niż umowa o pracę (B2B, zlecenia)?
Tak. Choć Kodeks pracy dotyczy klasycznie umowy o pracę, znowelizowany art. 94³ § 8 wyraźnie wskazuje, że zachowania mobbingowe mogą pochodzić także od osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Dla pracodawcy oznacza to konieczność objęcia polityką antymobbingową również kontraktorów B2B, zleceniobiorców i innych współpracowników funkcjonujących w środowisku pracy.
12. Czy wystarczy jeden ogólny zapis „zakaz mobbingu” w regulaminie pracy?
Nie. Nowelizacja Kodeksu pracy oczekuje systemowego przeciwdziałania (art. 94³ i 94³a), a nie jedynie deklaratywnego zakazu. Regulamin powinien zawierać:
- konkretne procedury zgłaszania i wyjaśniania spraw,
- zasady szkoleń,
- opis działań naprawczych,
- częstotliwość przeglądu procedur.
Prosty, ogólny zapis typu „pracodawca przeciwdziała mobbingowi” będzie oceniany jako niewystarczający, szczególnie w świetle odwróconego ciężaru dowodu.
6. Audyt antymobbingowy dla firm – Zabezpiecz biznes z Kancelarią Karsten
Zmiana przepisów Kodeksu pracy nakłada na pracodawców konieczność dostosowania dokumentacji w firmach. Brak transparentnych procedur antymobbingowych i polityk równego traktowania to dzisiaj otwarte zaproszenie do kosztownych sporów sądowych i dotkliwych kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. W dobie odwróconego ciężaru dowodu to Twoja firma musi udowodnić, że postępuje zgodnie z prawem.
Nie czekaj na pierwszy konflikt w zespole. Kancelaria Karsten przeprowadzi dla Twojej firmy kompleksowy audyt procedur HR.
Przygotujemy wewnątrzzakładowe regulaminy antymobbingowe zgodne z nowelizacją 2026 r., wprowadzimy bezpieczne mechanizmy dla sygnalistów i wesprzemy Cię w negocjacjach ze związkami zawodowymi. Mamy duże doświadczenie w pracy legislacjnej.
Skontaktuj się z nami i umów spotkanie eksperckie – skutecznie zminimalizujemy ryzyko prawne w Twoim biznesie.
Uwaga:
Jeżeli szukasz informacji przede wszystkim o swoich prawach jako pracownik, zajrzyj do osobnego artykułu: Nowelizacja Kodeksu pracy 2026: Zmiany w prawie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym.
Autor artykułu
adw. dr Kinga Karsten
Adwokat, doktor nauk prawnych i doktor teologii, licencjat prawa kanonicznego.
Autorka prowadzi Kancelarię w Krakowie i Nowym Targu.
Wykładowca Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej.
W sprawach wymagających pomocy prawnej zapraszam do kontaktu z Kancelarią.